Términos y condiciones

1. Partes y definiciones

1.1 Quién presta el servicio

• Razón social: GOLEMSERVICE S.A.S.
• RUC: 0195113076001
• Domicilio: Federico Proaño 09-65 y Av. 10 de Agosto, parroquia Sucre, Cuenca, Azuay, Ecuador.
• Correo: [email protected]
• Sitio web: golem.ec
• Aplicación: facturacion.golem.ec

1.2 Definiciones

En estos términos, las palabras siguientes tienen este significado:

• Golem: GOLEMSERVICE S.A.S.
• Servicio: la aplicación Golem Facturación en facturacion.golem.ec, su interfaz de programación (API) y el sitio golem.ec en lo que se refiere al registro y a la creación de la contraseña.
• Tú (titular de la cuenta): la persona natural o jurídica que registra su RUC y acepta estos términos. Si aceptas en nombre de una sociedad, “tú” se refiere a esa sociedad.
• Empresa: el contribuyente registrado en el servicio con su RUC.
• Cuenta: el acceso al servicio asociado a tu empresa.
• Usuario adicional: la persona a quien das acceso a la cuenta de tu empresa.
• SRI: Servicio de Rentas Internas del Ecuador.
• Comprobante: comprobante electrónico que se emite con el servicio, como una factura, una nota de crédito o un comprobante de retención.
• Receptor: la persona o empresa a quien emites un comprobante.
• XML: el archivo del comprobante firmado electrónicamente, que es el que tiene validez ante el SRI.
• RIDE: la representación impresa del comprobante, en PDF.
• Firma electrónica: el certificado de firma electrónica en archivo (.p12) y su clave, emitido por una entidad de certificación acreditada en Ecuador.
• Crédito: la unidad que te permite crear un comprobante u otro documento en el servicio.
• Plan: cada paquete de créditos a la venta.
• Recarga: la compra de un plan.
• Token de API: la clave que creas en la aplicación para que tus sistemas usen la API.
• Datos de terceros: los datos personales de otras personas que cargas en el servicio: tus clientes y demás receptores de comprobantes, los sujetos de tus retenciones, los destinatarios y transportistas de tus guías de remisión, tus proveedores y contactos, y el perfil de tus usuarios adicionales.
• LOPDP: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
• Días hábiles: de lunes a viernes, excepto los feriados nacionales. Cuando un plazo dice solo “días”, se cuentan todos los días del calendario.

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2. Aceptación y formación del contrato

1. El contrato se forma cuando marcas la casilla de aceptación en el formulario de registro y envías el formulario. La casilla no viene marcada.
2. Visitar golem.ec o leer esta página no significa que aceptas estos términos.
3. Antes de aceptar puedes leer el texto completo de estos términos y del aviso de privacidad, e imprimirlos o guardarlos.
4. Golem guarda una constancia de tu aceptación: la fecha, la hora y la dirección IP desde la que enviaste el registro. La versión aceptada es la que estaba vigente en esa fecha. Puedes pedir una copia de esa constancia a [email protected].
5. Si tu cuenta existía antes de esta versión, Golem te enviará estos términos al correo registrado y te pedirá aceptarlos. Mientras no los aceptes, se mantienen las condiciones con las que abriste tu cuenta. Si no los aceptas, puedes descargar tus comprobantes, pedir el cierre de la cuenta según la sección 17.1 y recibir el reembolso de los créditos pagados que no hayas usado (sección 9.7).
6. Para aceptar debes ser mayor de 18 años y tener capacidad legal para contratar. Si actúas por una sociedad, declaras que tienes facultades para obligarla.

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3. Descripción del servicio

3.1 Qué incluye

Golem Facturación es un servicio en línea que te permite:

• crear comprobantes electrónicos: facturas, notas de crédito, comprobantes de retención y los demás tipos que la aplicación tenga disponibles;
• firmarlos con tu firma electrónica;
• enviarlos al SRI para su autorización y consultar su estado;
• enviarlos por correo electrónico a tus receptores, con el XML y el RIDE adjuntos;
• guardarlos y descargarlos uno por uno, en XML y en PDF;
• administrar clientes, productos, inventario (stock, ingresos, egresos y traslados), establecimientos, puntos de emisión y usuarios adicionales;
• obtener reportes y exportarlos a Excel;
• emitir facturas desde tus propios sistemas por medio de la API.

3.2 Qué no incluye

• Golem no presta asesoría contable, tributaria ni legal.
• Golem no es una entidad de certificación. No emite, vende, renueva ni revoca firmas electrónicas.
• Golem no presenta declaraciones de impuestos ni hace trámites ante el SRI en tu nombre.

3.3 Requisitos para usarlo

Necesitas:

• conexión a internet y un navegador web actualizado;
• una dirección de correo electrónico propia;
• un RUC activo;
• una firma electrónica vigente para emitir comprobantes;
• cumplir los requisitos que el SRI exige para emitir comprobantes electrónicos.

Si Golem cambia estos requisitos, te avisa antes por correo. Si el cambio te impide seguir usando el servicio, puedes terminar el contrato sin costo y recibir el reembolso de la sección 9.7.

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4. Registro y cuenta

1. Para registrarte ingresas el RUC, el tipo de persona, la razón social, un correo y un número de celular.
2. Al escribir el RUC, el servicio consulta el catastro público del SRI y completa la razón social y el tipo de persona con lo que el SRI devuelve. Al crear la cuenta, también se toman del SRI, si están disponibles, el régimen, la obligación de llevar contabilidad, el nombre comercial y la dirección de la matriz.
3. Declaras que los datos que ingresas son verdaderos, que el RUC es tuyo o de la sociedad que representas, y que el correo y el celular están bajo tu control.
4. Golem te envía un enlace al correo para crear la contraseña. El enlace vence a los 30 días.
5. Golem puede rechazar o anular un registro si el RUC no existe en el catastro del SRI o si hay indicios de que los datos son falsos o de terceros.
6. Mantén actualizados los datos de tu empresa. Los comprobantes usan esos datos.

4.1 Tus credenciales

• Tu contraseña es personal. No la compartas.
• Las operaciones hechas con tus credenciales se consideran hechas por ti, salvo que el acceso indebido se deba a una falla de seguridad de Golem.
• Si hay una controversia, Golem conserva y te entrega los registros de acceso que tenga sobre la operación.
• Si sospechas que alguien usó tu cuenta, cambia la contraseña y escribe a [email protected] lo antes posible.
• La sesión se cierra sola después de 8 horas.

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5. Usuarios adicionales y acceso por API

5.1 Usuarios adicionales

1. Puedes dar acceso a otras personas y asignarles establecimientos. Los permisos que asignas definen las opciones que cada persona ve en la aplicación.
2. Tú respondes por lo que hacen los usuarios adicionales en la cuenta de tu empresa.
3. Quita el acceso a quien deje de trabajar contigo o ya no deba usar la cuenta.
4. Antes de registrar a un usuario adicional, infórmale que sus datos se tratarán en el servicio según el aviso de privacidad.

5.2 API

1. Puedes crear tokens de API para emitir facturas desde tus propios sistemas.
2. Guarda el token como una contraseña. Las solicitudes hechas con tu token se consideran tuyas, salvo que el token se haya expuesto por una falla de seguridad de Golem.
3. Si el token se expone, elimínalo desde la aplicación y crea otro.
4. Cada factura que creas por la API consume un crédito, igual que en la aplicación.
5. Golem puede limitar el número de solicitudes por minuto para proteger el servicio. Si lo hace, lo publicará en la documentación de la API.

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6. Firma electrónica

6.1 Titularidad

La firma electrónica pertenece a su titular: tú o el representante legal de tu empresa. La emite una entidad de certificación acreditada. Golem no es parte de ese contrato.

6.2 Autorización expresa

Al cargar el archivo de tu firma electrónica y su clave en el servicio:

1. Autorizas de forma expresa a Golem a guardar el archivo y la clave en sus servidores.
2. Autorizas a Golem a usarlos solo para firmar, en tu nombre, los comprobantes que tú, tus usuarios adicionales o tu integración por API ordenen emitir desde la cuenta de tu empresa.
3. Declaras que eres el titular de la firma o que su titular te autorizó para cargarla y usarla en el servicio.
4. Declaras que la firma está vigente y no ha sido revocada.

6.3 Obligaciones de Golem sobre tu firma

Golem se obliga a:

1. usar tu firma solo para el fin indicado en la sección 6.2. Golem no firma ningún otro documento con ella;
2. no mostrar ni devolver la clave de tu firma en la aplicación, en la API ni en correos;
3. no entregar el archivo ni la clave a terceros, salvo orden de autoridad competente;
4. restringir el acceso al archivo y a la clave al personal que opera el servicio;
5. avisarte en un máximo de 2 días hábiles desde que conozca un acceso no autorizado a tu firma;
6. borrar el archivo y la clave cuando los elimines desde la configuración o, si se cierra tu cuenta, en un máximo de 5 días hábiles desde el cierre.

6.4 Tus obligaciones sobre tu firma

1. Mantener tu firma vigente y renovarla antes de que venza.
2. Si tu firma se revoca, si sospechas que alguien más conoce la clave, o si la persona titular deja de estar autorizada, debes:
   • pedir la revocación a la entidad de certificación cuando corresponda;
   • eliminar la firma del servicio;
   • avisar a Golem en [email protected].
3. Cargar una firma nueva cuando cambie el titular o cuando la anterior venza.

6.5 Retiro de la firma

Puedes eliminar tu firma desde la configuración en cualquier momento. Se borran el archivo, su nombre y la clave. Sin una firma cargada no puedes emitir comprobantes electrónicos.

6.6 Responsabilidad

Los comprobantes firmados por orden dada desde tu cuenta se consideran emitidos por ti. Golem responde si tu firma se usa sin una orden tuya por una causa atribuible a Golem.

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7. Tus obligaciones tributarias

7.1 Tú eres el emisor

Ante el SRI, el emisor de los comprobantes eres tú. Golem es la herramienta que usas para emitirlos. Usar el servicio no traslada a Golem tus obligaciones tributarias.

7.2 Contenido de los comprobantes

1. Tú ingresas los datos de cada comprobante: el receptor, los bienes o servicios, las cantidades, los valores, las tarifas de impuestos, las formas de pago y las leyendas que correspondan a tu régimen.
2. El servicio calcula los totales con los datos que ingresas. Revisa cada comprobante antes de emitirlo.
3. Eres responsable de que el contenido sea verdadero y cumpla la normativa tributaria.

7.3 Estado de los comprobantes

1. Golem envía cada comprobante al SRI después de que lo creas. El envío y la autorización pueden tardar varios minutos. Si el SRI no recibió una factura, una nota de crédito o un comprobante de retención, el servicio vuelve a enviarlo de forma periódica. También consulta la autorización de los comprobantes recibidos hasta obtener una respuesta. Un comprobante rechazado, no autorizado o con error no se reenvía solo.
2. Revisa el estado de tus comprobantes: autorizado, no autorizado, rechazado o con error.
3. Si un comprobante no se autoriza, corrige el problema y vuelve a emitirlo dentro de los plazos que fija el SRI.

7.4 Ambiente del SRI

1. La aplicación web envía los comprobantes al ambiente de producción del SRI. Un comprobante autorizado en ese ambiente tiene validez tributaria.
2. Por la API puedes indicar el ambiente de pruebas o el de producción. Los comprobantes del ambiente de pruebas no tienen validez tributaria y no se envían a tu receptor: el correo va a un buzón de Golem, que solo lo usa para verificar el funcionamiento del servicio.
3. Cada comprobante consume un crédito, también en el ambiente de pruebas.

7.5 Entrega al receptor

1. Cuando el SRI autoriza un comprobante del ambiente de producción, Golem lo envía al correo del receptor que registraste, con el XML y el RIDE.
2. Verifica que el correo del receptor sea correcto. Si el correo no llega, entrégale el comprobante por otro medio.

7.6 Anulación

1. Anular un comprobante en Golem lo marca como anulado en tu cuenta. No lo anula ante el SRI. Si marcas la opción, Golem envía un aviso al correo que indiques.
2. La anulación con efectos tributarios se hace en el portal del SRI, dentro de los plazos que fija el SRI, o mediante una nota de crédito cuando corresponda.

7.7 Conservación

La normativa tributaria te obliga a conservar tus comprobantes durante 7 años. Golem guarda una copia mientras tu cuenta está activa (sección 11), pero eso no reemplaza tu obligación. Descarga y respalda tus comprobantes.

7.8 Contingencia

Si el servicio o los sistemas del SRI no están disponibles, usa los mecanismos alternativos que el SRI permita. Golem no puede autorizar comprobantes por su cuenta.

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8. Créditos y planes

8.1 Qué es un crédito

1. Cada documento que creas en la aplicación o por la API consume un crédito. Esto incluye los documentos que la aplicación crea sin enviarlos al SRI, como las notas de venta.
2. El crédito se descuenta al crear el documento.
3. Si un comprobante termina en estado de error, rechazado o no autorizado, el crédito vuelve automáticamente a tu saldo.
4. Si luego reenvías ese comprobante y se autoriza, se descuenta otra vez.
5. Anular un comprobante no devuelve el crédito.
6. Tu empresa tiene un solo saldo de créditos. Lo usan todos sus usuarios, establecimientos y la API.
7. Sin créditos disponibles no puedes crear documentos. Los que ya emitiste siguen disponibles para consultar y descargar.

8.2 Créditos de bienvenida

1. Al crear la cuenta de tu empresa recibes 15 créditos sin costo.
2. Se entregan una sola vez por RUC.
3. No son reembolsables porque no se pagan.

8.3 Vigencia de los créditos

1. Los créditos, incluidos los de bienvenida, no tienen fecha de vencimiento mientras tu cuenta esté activa.
2. Si en el futuro Golem decide fijar una vigencia, solo se aplicará a los créditos que compres después del cambio, y te avisará con al menos 30 días de anticipación.

8.4 Otros límites

1. Los créditos son de tu empresa. No se transfieren a otra empresa ni se cambian por dinero, salvo en los casos de reembolso de la sección 9.7.
2. No hay renovación automática. Compras una nueva recarga cuando la necesitas.

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9. Precios y pagos

9.1 Precios

1. Los precios están en dólares de los Estados Unidos. Los precios publicados en golem.ec incluyen el IVA. En la aplicación, el valor final con IVA se muestra en la pantalla de pago, antes de pagar. A la fecha de esta versión, la tarifa del IVA es del 15 %.
2. Los planes vigentes a la fecha de esta versión son:

3. Los planes y precios vigentes se publican en golem.ec y en la aplicación.

9.2 Cambios de precio

1. Golem puede cambiar los precios de las recargas futuras. Los publicará antes de aplicarlos.
2. Un cambio de precio no afecta a los créditos que ya compraste.
3. Si cambia la tarifa del IVA por disposición legal, el precio final se ajusta en la misma medida desde que rige el cambio.

9.3 Pago con tarjeta

1. Los pagos con tarjeta se procesan por medio de la plataforma Payphone.
2. Ingresas los datos de tu tarjeta en el formulario de Payphone. Golem no recibe ni guarda el número completo de tu tarjeta ni su código de seguridad.
3. Payphone te envía su propio comprobante de la transacción por correo.
4. Cada pago es único. Golem no guarda tu tarjeta ni hace cobros recurrentes.
5. Los créditos se suman a tu saldo cuando vuelves a Golem desde Payphone y Golem confirma con Payphone que el pago fue aprobado. Si pagaste y los créditos no aparecen, escribe a [email protected] con el número de transacción. Se trata como un cobro indebido (sección 9.7).

9.4 Otros medios de pago

Hoy el servicio solo acepta pagos con tarjeta por medio de Payphone. Si Golem habilita otro medio de pago, lo informará en la aplicación y en estos términos.

9.5 Factura de la recarga

1. Por cada pago aprobado, Golem emite una factura electrónica a nombre de tu empresa, con la razón social, la identificación, la dirección, el teléfono y el correo que tienes registrados.
2. Revisa que esos datos estén correctos antes de pagar.

9.6 Pagos que no se completan

1. Un pago rechazado, cancelado o no completado no suma créditos y no se factura.
2. Si por error se emitiera una factura por un pago que no se completó, Golem emitirá la nota de crédito correspondiente.

9.7 Reembolsos

Golem devuelve el dinero en estos casos:

1. Cobro indebido. Golem devuelve lo cobrado de más, o el cobro completo, si: se te cobró dos veces; se te cobró un valor distinto al del plan; se te cobró y no se sumaron los créditos; o no autorizaste el cobro. Puedes pedirlo en cualquier momento.
2. Desistimiento de la compra. Puedes desistir de una recarga dentro de los 3 días siguientes a que los créditos se sumen a tu saldo, siempre que tu saldo disponible siga siendo igual o mayor que los créditos de esa recarga. Golem devuelve el valor pagado y descuenta esos créditos de tu saldo.
3. Terminación del contrato. Cuando el contrato termina, por cualquier causa, Golem devuelve el valor de los créditos pagados que no hayas usado. Esto incluye, entre otros, estos casos:
   • cierras tu cuenta (sección 17.1);
   • no aceptas esta versión de los términos (sección 2.5) o un cambio posterior (sección 21.2);
   • un cambio de requisitos te impide usar el servicio (sección 3.3);
   • te opones a un subencargado nuevo (sección 15.9);
   • Golem elimina una función esencial (sección 21.1), cede el contrato (sección 24.4) o deja de prestar el servicio (sección 17.2);
   • la fuerza mayor impide usar el servicio más de 30 días (sección 20).

Para calcular el valor de los créditos no usados se toma el precio pagado por crédito en cada recarga, empezando por las más recientes. Los créditos de bienvenida no se reembolsan.

Fuera de estos casos, los créditos no se cambian por dinero.

9.8 Cómo pedir un reembolso

1. Escribe a [email protected] desde el correo registrado, con el RUC. Si el pedido se refiere a un pago, incluye la fecha y el número de transacción de Payphone.
2. Golem responde en un máximo de 10 días hábiles.
3. Si el reembolso procede, Golem lo hace por transferencia bancaria a una cuenta a nombre de quien pagó o, cuando Payphone lo permita, con el reverso del cobro en la misma tarjeta. Lo hace en un máximo de 15 días hábiles desde que lo aprueba. El tiempo en que el valor aparece en tu cuenta depende de tu banco.
4. Golem emite la nota de crédito que corresponda a su factura.

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10. Disponibilidad y mantenimiento

10.1 Disponibilidad

1. Golem procura que el servicio esté disponible todos los días, a toda hora, y actúa con diligencia para restablecerlo cuando falla.
2. Golem no garantiza que el servicio funcione sin interrupciones ni errores.

10.2 Mantenimiento

1. Golem avisa por correo los mantenimientos programados con al menos 24 horas de anticipación y procura hacerlos en horarios de poco uso.
2. Un mantenimiento urgente para corregir una falla o un riesgo de seguridad puede hacerse sin aviso previo. En ese caso, Golem informa después lo ocurrido.

10.3 Dependencia del SRI y de terceros

El servicio depende de sistemas que Golem no controla, entre ellos:

• los servicios web de recepción y autorización de comprobantes del SRI y su catastro de contribuyentes;
• la plataforma de pagos Payphone;
• los proveedores de infraestructura, almacenamiento y correo de Golem;
• tu conexión a internet y tu equipo.

Si uno de esos sistemas falla, el servicio puede no emitir, autorizar, enviar o cobrar a tiempo. En esos casos, el servicio reintenta las operaciones que indica la sección 7.3. La sección 18 explica cómo se reparte la responsabilidad.

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11. Conservación y descarga de comprobantes

11.1 Mientras tu cuenta está activa

1. Golem guarda el XML y el RIDE de tus comprobantes y los datos con que se emitieron.
2. Puedes descargar el XML y el PDF de cada comprobante y exportar a Excel tus documentos, clientes, productos, inventario e informes.
3. Si necesitas una copia de todos tus XML y RIDE a la vez, escribe a [email protected]. Golem te la entrega en un archivo comprimido en un máximo de 15 días hábiles, sin costo.

11.2 Después de cerrar la cuenta

1. Durante 90 días desde el cierre puedes pedir la copia completa de tus comprobantes y datos, o reactivar la cuenta.
2. Golem te avisa por correo al cerrar la cuenta y otra vez 15 días antes de que termine ese plazo.
3. Al terminar los 90 días, Golem elimina tus comprobantes y los datos de tu empresa en un máximo de 5 días hábiles, salvo lo indicado en la sección 17.4. Golem te envía un documento que acredita la eliminación.
4. La obligación de conservar tus comprobantes durante 7 años es tuya. Descárgalos antes de que termine el plazo.

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12. Uso aceptable

Al usar el servicio no puedes:

1. registrar datos falsos o de otra persona sin su autorización;
2. emitir comprobantes por operaciones inexistentes, simuladas o ilícitas;
3. usar una firma electrónica sin autorización de su titular;
4. intentar acceder a cuentas o datos de otras empresas;
5. probar, eludir o vulnerar la seguridad del servicio sin autorización escrita de Golem;
6. declarar pagos o transferencias que no hiciste o manipular de cualquier forma tu saldo de créditos;
7. sobrecargar el servicio o la API, o extraer datos de forma automatizada fuera de la API;
8. descompilar o hacer ingeniería inversa del software, salvo lo que la ley permita;
9. cargar programas maliciosos o archivos que dañen el servicio;
10. revender o sublicenciar el servicio sin un acuerdo escrito con Golem;
11. usar el envío de comprobantes para mandar mensajes no solicitados;
12. cargar datos personales que no necesitas para emitir tus comprobantes.

Si encuentras una falla de seguridad, repórtala a [email protected] sin aprovecharla ni divulgarla.

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13. Propiedad intelectual y tus datos

13.1 Lo que es de Golem

El software, el diseño, los textos del servicio y las marcas de Golem pertenecen a GOLEMSERVICE S.A.S. o a quien le otorgó una licencia. Mientras el contrato esté vigente, Golem te da un permiso personal, no exclusivo e intransferible para usar el servicio según estos términos. Ese permiso no te da ningún otro derecho sobre el software.

13.2 Lo que es tuyo

1. Tus comprobantes, los datos de tu empresa, los datos de terceros, tus productos, tu logo, tu banner y tu firma electrónica siguen siendo tuyos o de sus titulares.
2. Golem no adquiere ningún derecho sobre ellos. Solo los usa para prestarte el servicio; por ejemplo, para poner tu logo en el RIDE.

13.3 Sugerencias

Si envías sugerencias sobre el servicio, Golem puede usarlas para mejorarlo sin pagar por ellas. Enviarlas no te obliga a nada.

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14. Datos personales

1. El tratamiento de tus datos y de los datos de acceso de todos los usuarios (correo de usuario, contraseña, último inicio de sesión y registros técnicos) se explica en el aviso de privacidad, en golem.ec/privacidad. En ese tratamiento, Golem es el responsable.
2. Respecto de los datos de terceros, incluido el perfil de tus usuarios adicionales, el responsable eres tú y Golem actúa como encargado. La sección 15 regula ese encargo.

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15. Encargo del tratamiento de los datos de terceros

Esta sección es el contrato de encargo del tratamiento de datos personales entre tú, como responsable, y Golem, como encargado, en los términos del artículo 34 de la LOPDP.

15.1 Objeto y finalidad

Golem trata los datos de terceros solo para prestarte el servicio descrito en la sección 3.

15.2 Duración

El encargo dura lo mismo que este contrato, más el plazo de 90 días de la sección 11.2.

15.3 Operaciones

Golem registra, guarda, consulta, organiza y modifica los datos según lo que haces en la aplicación o por la API. También los incluye en los comprobantes, firma los comprobantes, los transmite al SRI, los envía por correo al receptor, genera reportes y los elimina cuando corresponde.

15.4 Titulares y datos

Titulares (las personas a quienes se refieren los datos):

• tus clientes y demás receptores de comprobantes;
• los sujetos de tus retenciones;
• los destinatarios y transportistas de tus guías de remisión;
• tus proveedores y contactos;
• tus usuarios adicionales.

Datos:

• tipo y número de identificación (cédula, RUC o pasaporte);
• nombres o razón social;
• dirección, teléfono y correo electrónico;
• el detalle de las operaciones: bienes o servicios, cantidades, valores, impuestos y formas de pago;
• en las guías de remisión: dirección de partida y de destino, motivo del traslado y placa del vehículo;
• de los usuarios adicionales: nombres, apellidos, dirección, teléfono, permisos y establecimientos asignados.

El servicio no está pensado para tratar datos sensibles. No los incluyas en los comprobantes salvo que la ley lo exija.

15.5 Instrucciones

1. Estos términos y lo que ordenas desde tu cuenta son tus instrucciones documentadas.
2. Golem no trata los datos de otra forma.
3. Si Golem considera que una instrucción infringe la ley, te avisa y puede abstenerse de cumplirla.

15.6 Uso propio prohibido

Golem se obliga a:

1. no usar los datos de terceros para fines propios, perfiles ni publicidad;
2. no venderlos ni cederlos;
3. no comunicarlos a terceros, salvo a los subencargados de la sección 15.9, al SRI y a los receptores de los comprobantes por tu instrucción, y a una autoridad que los pida con competencia legal. En este último caso, Golem te informa, salvo que la ley se lo prohíba.

15.7 Confidencialidad

Golem se obliga a que las personas que trabajan para Golem y tienen acceso a los datos guarden confidencialidad sobre ellos, también después de terminar su relación con Golem.

15.8 Seguridad

Golem protege los datos con medidas técnicas y organizativas acordes con el riesgo de cada tratamiento. Entre ellas:

• cifrado de las comunicaciones entre tu navegador y el servicio;
• acceso a los servidores restringido al personal que opera el servicio.

Golem revisa estas medidas cuando cambian los riesgos o el servicio.

15.9 Subencargados

Autorizas a Golem a usar estos subencargados:

Además:

1. Esta tabla es la lista vigente de subencargados.
2. Golem te avisa por correo con al menos 30 días de anticipación antes de agregar o cambiar un subencargado, y actualiza esta tabla.
3. Si te opones al cambio, puedes terminar el contrato antes de que se aplique y recibir el reembolso de la sección 9.7.
4. Golem responde ante ti por el tratamiento que hagan sus subencargados.
5. El SRI no es un subencargado. Recibe los comprobantes porque la ley lo exige y porque tú ordenas emitirlos.

15.10 Derechos de los titulares

1. Si un titular pide a Golem ejercer sus derechos sobre datos que tú cargaste, Golem te reenvía la solicitud en un máximo de 2 días hábiles y le indica que se dirija a ti.
2. Golem no la contesta en tu nombre, salvo que se lo pidas.
3. Desde la aplicación puedes consultar, corregir y exportar esos datos. Si un titular te pide eliminar o suspender el tratamiento de sus datos y la aplicación no lo permite, avisa a Golem en [email protected]. Golem lo ejecuta en un máximo de 3 días hábiles desde tu aviso. Para otros pedidos que la aplicación no permita, Golem te ayuda en un máximo de 5 días hábiles.

15.11 Vulneraciones de seguridad

1. Golem te avisa en un máximo de 2 días hábiles desde que conozca una vulneración que afecte a los datos de terceros.
2. El aviso incluye lo ocurrido, los datos y titulares afectados, las medidas tomadas y un contacto.
3. Golem te da la información que necesites para notificar a la autoridad y a los titulares.

15.12 Verificación

1. Puedes pedir en cualquier momento la información y los registros que demuestran que Golem cumple esta sección. Golem te los entrega sin costo en un máximo de 10 días hábiles.
2. Si necesitas una revisión en las instalaciones o en los sistemas de Golem, la coordinan con al menos 15 días de aviso, salvo que haya una vulneración o un requerimiento de autoridad. La revisión no da acceso a datos de otras empresas.
3. Cada parte asume sus propios costos.

15.13 Fin del encargo

1. Al terminar el encargo, Golem elimina los datos de terceros en un máximo de 5 días hábiles, incluidas las copias en sus subencargados y en sus respaldos.
2. Antes de eso, durante el plazo de la sección 11.2, puedes pedir la copia completa.
3. Golem conserva los datos solo si una ley o una orden de autoridad lo obliga. En ese caso los bloquea: los guarda con acceso restringido y solo los usa para cumplir esa obligación.
4. Golem te envía por correo un documento que acredita la eliminación, sin que tengas que pedirlo.

15.14 Tus obligaciones como responsable

1. Tener una base legal para tratar los datos de terceros. Por lo general, esa base es la emisión de comprobantes que exige la ley.
2. Informar a tus clientes y a tus usuarios adicionales sobre el tratamiento de sus datos.
3. Atender sus solicitudes de derechos.
4. Cargar solo los datos necesarios y mantenerlos exactos, en especial el correo del receptor.

15.15 Responsabilidad de cada parte

Cada parte responde por sus propios incumplimientos de la normativa de protección de datos y de esta sección.

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16. Suspensión

16.1 Causas

Golem puede suspender tu cuenta, total o parcialmente, solo por estas causas:

1. datos de registro falsos o de un tercero sin autorización;
2. uso contrario a la sección 12;
3. un riesgo de seguridad para tu cuenta, para otras empresas o para el servicio, por ejemplo una cuenta o un token comprometidos;
4. una orden de autoridad competente.

16.2 Procedimiento

1. Antes de suspender, Golem te avisa por correo con el motivo y te da 5 días hábiles para corregir o explicar la situación.
2. Si hay un riesgo urgente o una orden de autoridad, Golem puede suspender de inmediato. En ese caso te informa el motivo en un máximo de 1 día hábil, salvo que la orden lo impida.

16.3 Efectos

1. Durante la suspensión, Golem procura mantener tu acceso para consultar y descargar comprobantes. Solo lo corta si la causa lo exige.
2. Tus créditos se conservan.
3. La suspensión termina cuando se resuelve la causa.

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17. Terminación

17.1 Terminación por tu parte

1. Puedes terminar el contrato en cualquier momento, sin penalidad.
2. Escribe a [email protected] desde el correo registrado y pide el cierre de la cuenta.
3. Golem confirma el cierre en un máximo de 5 días hábiles.

17.2 Terminación por parte de Golem

Golem puede terminar el contrato:

1. si incumples de forma grave o reiterada estos términos y no corriges el incumplimiento después del aviso de la sección 16.2;
2. por orden de autoridad competente;
3. si decide dejar de prestar el servicio. En ese caso te avisa con al menos 60 días de anticipación.

17.3 Qué pasa al terminar

1. Termina el acceso para emitir comprobantes.
2. Golem borra tu firma electrónica y su clave en un máximo de 5 días hábiles desde el cierre.
3. Se aplica el plazo de 90 días de la sección 11.2 para pedir la copia de tus comprobantes y datos.
4. Golem te devuelve el valor de los créditos pagados que no hayas usado, calculado según la sección 9.7. Los créditos de bienvenida no se reembolsan.

17.4 Lo que Golem conserva

Después de eliminar tus datos, Golem conserva:

• las facturas que te emitió por tus recargas y los datos de esos pagos, por la obligación tributaria de Golem;
• la constancia de tu aceptación de estos términos.

Los plazos están en el aviso de privacidad.

17.5 Cláusulas que siguen vigentes

Las secciones 9.7, 9.8, 11.2, 13, 15.13, 17.4, 18, 19 y 23 siguen vigentes después de terminar el contrato en lo que corresponda.

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18. Responsabilidad

18.1 De qué responde Golem

1. Golem responde por prestar el servicio con diligencia y por los daños que cause por su culpa.
2. Golem responde por el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad y de protección de datos.

18.2 De qué no responde Golem

1. El contenido de tus comprobantes y sus efectos tributarios.
2. Los rechazos del SRI por datos que ingresaste.
3. Las fallas o demoras del SRI, de tu conexión a internet o de tu equipo. En las fallas de Payphone, Golem responde solo por lo que le toca: sumar los créditos de un pago aprobado y devolver un cobro indebido (sección 9.7).
4. El uso de tus credenciales o de tu token por terceros cuando no se debe a una falla de Golem.
5. Los efectos de firmar con una firma electrónica vencida o revocada, o con una firma que cargaste sin autorización de su titular. Esto no se aplica si la firma se usó sin una orden tuya por una causa atribuible a Golem (sección 6.6).
6. Las multas o sanciones que te imponga una autoridad por hechos que te son imputables.
7. Los casos fortuitos o de fuerza mayor.

18.3 Tipo de daños y tope

1. Golem no responde por daños indirectos ni por las ganancias que dejes de obtener (lucro cesante).
2. La responsabilidad total de Golem por hechos relacionados con este contrato tiene como tope el mayor de estos dos valores:
   • el total que pagaste a Golem en los 12 meses anteriores al hecho que causó el daño;
   • USD 100.

18.4 Cuándo no se aplican estos límites

Los límites de la sección 18.3 no se aplican:

• a los daños causados a propósito (dolo) o por un descuido grave (culpa grave);
• a los daños derivados de que Golem incumpla sus obligaciones de seguridad o de protección de datos;
• cuando la ley no permita limitar la responsabilidad.

Nada en estos términos limita los derechos que te reconoce la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor cuando esa ley se te aplica.

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19. Reclamos de terceros por hechos tuyos

1. Respondes ante Golem por los reclamos de terceros o de autoridades contra Golem que se deban a que:
   • registraste datos falsos;
   • emitiste comprobantes con contenido ilícito o falso;
   • usaste una firma electrónica sin autorización;
   • infringiste derechos de terceros.
2. Esa responsabilidad cubre los daños probados y los gastos del proceso (costas) que fije la autoridad que resuelva.
3. Golem te avisa del reclamo en cuanto lo conozca y te permite participar en la defensa.

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20. Fuerza mayor

1. Ninguna parte incumple el contrato si no puede cumplir por caso fortuito o fuerza mayor según la ley ecuatoriana.
2. La parte afectada avisa a la otra lo antes posible.
3. Si la situación impide usar el servicio por más de 30 días seguidos, cualquiera de las partes puede terminar el contrato. En ese caso Golem aplica el reembolso de la sección 9.7.

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21. Cambios en el servicio y en los términos

21.1 Cambios en el servicio

1. Golem puede mejorar el servicio y cambiar sus funciones.
2. Si un cambio elimina una función esencial, Golem te avisa por correo con al menos 30 días de anticipación. Si no estás de acuerdo, puedes terminar el contrato y recibir el reembolso de la sección 9.7.

21.2 Cambios en estos términos

1. Golem te avisa por correo al menos 15 días antes de que rija una nueva versión. El aviso resume los cambios.
2. Para seguir usando el servicio con la nueva versión, Golem te pedirá aceptarla de forma expresa, por correo o en la aplicación. Tu silencio no se considera aceptación.
3. Si no la aceptas, puedes terminar el contrato antes de que rija y recibir el reembolso de la sección 9.7.
4. Los cambios no afectan el precio de los créditos que ya compraste.
5. Si un cambio es obligatorio por ley, rige desde que la ley lo disponga. Golem te avisa en cuanto sea posible.
6. Puedes pedir a [email protected] una copia de cualquier versión anterior de estos términos, con su fecha de vigencia.

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22. Comunicaciones

22.1 Canales

1. Golem te escribe al correo registrado en tu cuenta. Mantenlo actualizado.
2. Tú escribes a Golem a [email protected].
3. Las comunicaciones por correo electrónico tienen validez entre las partes.

22.2 Correos del servicio

Como parte del servicio, Golem envía estos correos:

• el enlace para crear la contraseña y el de recuperación de la contraseña;
• los comprobantes a tus receptores, en tu nombre, desde una dirección de golem.ec;
• los avisos de anulación a tus receptores, cuando los pides;
• cuando corresponda, avisos sobre cambios en estos términos, mantenimientos programados y seguridad.

22.3 Mensajes comerciales

1. Aceptar estos términos no incluye recibir mensajes comerciales.
2. Golem solo te los envía si los pides aparte.
3. Puedes retirar ese consentimiento en cualquier momento, desde el enlace de baja de cada mensaje o escribiendo a [email protected]. Retirarlo no afecta al servicio.

22.4 Copias

Puedes pedir a [email protected], sin costo, una copia en PDF de estos términos, de la versión que aceptaste o de cualquier comunicación que Golem te haya enviado.

22.5 Medios electrónicos

Al aceptar estos términos, aceptas recibir por correo o en la aplicación las facturas de tus recargas, los avisos y las demás comunicaciones del servicio. Puedes pedir a [email protected], sin costo, una copia impresa de cualquiera de ellas, enviada a tu domicilio en Ecuador. Si retiras tu aceptación de los medios electrónicos, Golem no puede seguir prestándote el servicio, que es en línea, y puedes terminar el contrato según la sección 17.

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23. Ley aplicable, reclamos y controversias

23.1 Ley aplicable

Las leyes del Ecuador regulan este contrato.

23.2 Reclamo directo

1. Si tienes un reclamo, escribe primero a [email protected] con los detalles.
2. Golem responde en un máximo de 10 días hábiles.

23.3 Mediación

Si el reclamo no se resuelve, las partes pueden acudir, de común acuerdo, a un centro de mediación registrado en Ecuador. La mediación es voluntaria.

23.4 Jueces competentes

1. Si no hay acuerdo, la controversia se somete a los jueces competentes de Cuenca.
2. Si la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor se te aplica, puedes demandar ante los jueces de tu domicilio.
3. También puedes presentar tu queja ante la Defensoría del Pueblo.

23.5 Arbitraje

Este contrato no te obliga a someterte a arbitraje. Un arbitraje solo procede si ambas partes lo acuerdan por escrito después de que surja la controversia.

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24. Disposiciones generales

1. Documentos del contrato. Estos términos y los planes y precios publicados al momento de cada compra forman el acuerdo completo entre las partes. El aviso de privacidad es informativo: explica cómo Golem trata los datos, pero no forma parte del contrato. Declarar que lo leíste no equivale a dar un consentimiento.
2. Nulidad parcial. Si una cláusula se declara nula, las demás siguen vigentes.
3. Derechos no ejercidos. Que una parte no exija un derecho en un momento dado no significa que renuncie a él.
4. Cesión. No puedes ceder este contrato sin autorización escrita de Golem. Golem puede cederlo a quien continúe prestando el servicio, con aviso previo de 30 días. En ese caso puedes terminar el contrato y recibir el reembolso de la sección 9.7.
5. Idioma. Estos términos están en castellano.

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25. Contacto

• GOLEMSERVICE S.A.S.
• RUC 0195113076001
• Federico Proaño 09-65 y Av. 10 de Agosto, parroquia Sucre, Cuenca, Azuay, Ecuador
• [email protected]
• golem.ec